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Das ERP-Lastenheft
Bei der Auswahl eines ERP spielt das Lastenheft eine wichtige Rolle. Für den Unternehmer stellt das Lastenheft den Rahmen für die Auswahl des Enterprise-Resource-Planning-Systems dar. Mithilfe dieses Dokumentes werden sämtliche Entscheidungen und Vereinbarungen protokolliert. Kurz gesagt handelt es sich bei dem Lastenheft um ein Dokument, welche die Ansprüche des Auftraggebers an das Enterprise-Source-Planning-System enthält. Die Erstellung eines Lastenheftes stellt den Ausgangspunkt für die Auswahl eines ERP-Systems. Der Prozess von ERP-Projekten setzt sich im Wesentlichen aus drei Phasen zusammen. Die Auswahl des ERP, der Vertrag und die Einführung des ERP. Das Lastenheft beinhaltet alle wichtigen Informationen für die Auswahl eines idealen ERP-Systems. Die Auswahl eines ERP-Systems hängt von den funktionalen Ansprüchen, den nichtfunktionalen Ansprüchen und den Informationen zum Kontext zusammen. Zu den Informationen zum Kontext gehört beispielsweise die Größe des Unternehmens, während zu den funktionalen Ansprüchen unter anderem die Verwaltung des Lagers und zu den nichtfunktionalen Ansprüchen die Schnittstellen gehören. Insgesamt sollte das Lastenheft Auskunft über den Service bzw. die Produkte des Unternehmens, die gegenwärtigen Ziele, die Anforderungen an das ERP-System und die Alleinstellungsmerkmale gegen. Im Weiteren sollte ein vollständiges Lastenheft Hinweise auf Ansprechpartner sowie einen realistischen Terminplan beinhalten. Die Auftragnehmer müssen dem ERP-Lastenheft entnehmen können, welche Erwartungen seitens des Auftraggebers bestehen. Ein Lastenheft für ERP-Systeme von abas-erp.com – ERP-Softwarehersteller, enthält alle wichtigen Informationen , welche der Auftragnehmer benötigt. Selbstverständlich sollte im Hinblick auf die Anforderungen eine gewisse Übersichtlichkeit gewährleistet sein. Das bedeutet, dass eine bloße Ansammlung von Forderungen keine effiziente Vorgehensweise darstellt. Die Erarbeitung eines ERP-Lastenheftes kann sehr aufwendig sein, da der optimale Detailgrad im Hinblick auf die Formulierung der Anforderungen an das ERP-System gefunden werden muss. Ein rudimentäres Lastenheft würde zu Missverständnissen führen, während ein zu ausführliches Lastenheft die Realisierung des Projektes deutlich erschweren würde. Schließlich muss der Aufwand der Arbeit im Verhältnis zum finanziellen Nutzen stehen.
Risikominimierung durch die Erstellung eines ERP-Lastenheftes
Im Weiteren können anhand eines ERP-Lastenheftes die Risiken bei der Auswahl einer ERP-Software reduziert werden, da die erhobenen Anforderungen eindeutig definiert wurden. Es existieren viele verschiedene mögliche Ursachen für das Misslingen eines ERP-Projekts. Unter anderem können zu den Gründen des Scheiterns unzureichende oder nicht vorhandene Anforderungen zu den Prozessen und Funktionen, Probleme bei der Installation der Software, Stammdaten mit mangelhaften Qualitäten und eine Projektleitung mit unzureichenden Erfahrungen oder Qualifikationen gehören.
Eine Gemeinsamkeit haben alle ERP-Softwares. Sie können Daten verarbeiten. Allerdings benötigt jedes Unternehmen eine individuell angepasste Funktionalität und Handhabung. So können beispielsweise nicht vorliegende Funktionen erhebliche Kosten für die Unternehmer verursachen. Allein aus diesem Grund ist es wirklich sinnvoll, jegliche Anforderungen sowie Ansprüche an das ERP-System zu erarbeiten und in einem ERP-Lastenheft festzuhalten.
Die Kontroverse
Manche Anbieter von ERP-Softwares sind der Meinung, dass ERP-Lastenhefte überflüssig sind. Zu den Argumenten gehören die Aufwendigkeit der Erstellung der Lastenhefte sowie die unnötige Erhöhung der Kosten und für die Verwirklichung des ERP-Projektes. Auf der anderen Seite sind einige Anbieter der Auffassung, dass das Lastenheft ein unerlässliches Element im Rahmen der Planung eines ERP-Projektes darstellt. Immerhin können aus einem sorgfältig erarbeiteten ERP-Lastenhefte alle relevanten Details für den Auftraggeber entnommen werden. Außerdem können wegen fehlender Anweisungen zu den Erwartungen des Unternehmers nervige Nachforderungen entstehen.