Sie müssen einen Vorstand vorbereiten und wollen diesen erfolgreich organisieren? Es versteht sich von selbst, dass für eine ordnungsgemäße Vorstandssitzung bestimmte grundlegende Verfahren eingehalten werden müssen. Darüber hinaus stellt eine gute Vorbereitung sicher, dass während des meetings vorbereiten die besten Managementpraktiken befolgt werden.
Was ist ein Vorstand?
Der Vorstand besteht aus Mitgliedern mit unterschiedlichen Kompetenzen, die sich spezifische Aufgaben teilen, um das ordnungsgemäße Funktionieren einer bestimmten Unternehmensorganisation sicherzustellen. Sie sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Organisation alle von den Geschäftsführern des Unternehmens festgelegten Ziele erreicht, einschließlich Governance, Risikomanagement und Compliance-Zielen.
Effektive Schritte zur Erstellung einer Vorstandssitzung
Erstellen Sie einen Zeitplan für Vorstandssitzungen. Vorstandsmitglieder sind in der Regel sehr beschäftigte Menschen. Es ist wichtig, jedes Jahr regelmäßige Vorstandssitzungen abzuhalten und diese bei Bedarf zu ändern. Selbstverständlich können Sie spätere Treffen organisieren, um dringende Themen zu besprechen. Sie können beispielsweise eine Vorstandssitzung ansetzen, bei der der Schwerpunkt auf den Finanzberichten liegt, und die Vorstandsvorsitzenden bitten, die Finanzberichte zu besprechen. Aus diesem Grund finden jedes Jahr mindestens vier Ratssitzungen statt. Führungskräfte müssen möglicherweise auch ohne ein persönliches Treffen zu spontanen Themen einen Konsens erzielen, da Entscheidungen keiner weiteren Diskussion oder aktiven Verhandlungen bedürfen. Anstelle einer außerordentlichen Sitzung kann der Vorstand daher seine Entscheidungen elektronisch treffen und die Zustimmung der Mitglieder einholen.
Hauptversammlung
Wichtig ist, dass sich die Gesellschafter zu einem bestimmten Zeitpunkt treffen, der ggf. in der Gesellschaftervereinbarung festgelegt wird. Die Einberufung der Versammlung unter Angabe von Datum, Uhrzeit und Ort muss Folgendes enthalten:
- Das Programm der Sitzung, das im Rat besprochen wird;
- Wichtige Dokumente im Zusammenhang mit der Tagesordnung (Jahresbericht, Prüfung usw.);
- Vor oder zu Beginn der Vorstandssitzung wird ein Protokoll zur Genehmigung erstellt;
- Schreiben Sie Ihre Entscheidungen auf.
Abschließend werden rechtzeitig Nachrichten an die Mitglieder gesendet, um sicherzustellen, dass alle vorbereitet sind. Wenn Sie beispielsweise eine gemeinnützige Organisation sind, verlangt das geltende Recht eine Vorankündigung von mindestens sieben Tagen.
Schreiben Sie eine strukturierte Agenda
Dieses Dokument hilft Ihnen, den Überblick über die Themen zu behalten und die Gesamtziele des Meetings zu erreichen. Ein gut vorbereitetes Programm ermöglicht es den Teilnehmern, sich darauf zu konzentrieren, die richtigen Entscheidungen und Maßnahmen zu treffen. Das Programm umfasst alle zu klärenden Fragen, die Finanzberichterstattung und andere Fragen, die einer sofortigen Lösung bedürfen. Es wird in der Regel vom Leiter der Unternehmensorganisation oder seinem Sekretär in Zusammenarbeit mit dem CEO erstellt, um dessen Teilnahme sicherzustellen. Die Tagesordnung sollte alle zur Diskussion stehenden Themen enthalten, aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben. Geben Sie für jedes Thema die verantwortliche Person, den Zweck (Bereitstellung von Informationen, Austausch von Ideen, Generierung von Ideen, Beratung oder Treffen wichtiger Geschäftsentscheidungen), die voraussichtliche Dauer der Diskussion/Präsentation, die erwarteten Ergebnisse und die entsprechende Dokumentation an. Mit der Lösung der Vorstandssitzung können Sie ganz einfach Dokumente aus dem virtuellen Datenraum des Vorstands in Ihre Agenda aufnehmen. Da Vorstandssitzungen wiederkehrend stattfinden, können Sie mit Vorstandssitzung diese Tagesordnung auch als Vorlage für zukünftige Sitzungen erstellen und zukünftige Tagesordnungspunkte mit der Spiegelungsfunktion automatisch verfolgen. Es spart Stunden Arbeit.
Bereiten Sie sich gut auf die Vorstandssitzung vor
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Dokumente haben. Stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer das Programm und die zugehörigen Materialien gelesen hat. Genehmigung der Tagesordnung durch alle Mitglieder. Es ist wichtig, die für das Meeting benötigten Materialien und Werkzeuge zu ermitteln. Vorstandssitzungen können persönlich oder virtuell mit Tools wie Vorstandssitzung oder Google abgehalten werden. Jedes Mitglied kann die Tagesordnung mit den am besten geeigneten technischen Mitteln verfolgen. Sitzungsprotokolle werden in der Regel vom Schriftführer erstellt.
Zu Beginn der Sitzung sollte der Vorsitzende die vorherige Sitzung überprüfen, um sicherzustellen, dass das Protokoll korrekt ist und nicht geändert werden muss. Diese Abstimmung bestätigt die Echtheit dieses offiziellen Dokuments. Die Aufgabe des Leiters besteht außerdem darin, für die Beschlussfähigkeit, die reibungslose Arbeit des Vorstands, die Einhaltung von Fristen und die Moderation der Diskussion zu sorgen. Sobald eine Entscheidung getroffen wurde, sollte sie innerhalb weniger Minuten aufgezeichnet werden, vorzugsweise mit einer Audioaufnahme zur späteren Bezugnahme. Diese Lösung erfordert eine Subunternehmerspezifikation. Im virtuellen Datenraum können Sie vergangene Meetings schnell durchsuchen, um Themen zu finden, die Ihnen dabei helfen, zukünftige Entscheidungen zu treffen, die sich auf die Ausrichtung Ihres Geschäftsumfelds auswirken.
Protokolle der Ratssitzung
Wenn die Besprechungsthemen gut dokumentiert sind, kann der Bericht schnell erstellt werden. Sie müssen sich schnell konzentrieren, damit Sie keine wichtigen Informationen verpassen. Das Ratsprotokoll muss folgende Punkte enthalten:
- Datum, Ort und Uhrzeit des Treffens;
- Nachnamen der Mitglieder, die an der Versammlung teilgenommen haben;
- Eine allgemeine Beschreibung jedes besprochenen Themas;
- Abstimmungsentscheidungen;
- Zugewiesene Aktionen und Aufgaben;
- Entscheidung;
- Abstimmungsergebnisse;
- Fügen Sie alle notwendigen Dokumente hinzu.
Vergessen Sie nicht, im thematischen Notizbuch die Themen zu notieren, die in den Ratssitzungen nicht besprochen wurden. Alle Mitglieder genehmigen das Protokoll in der nächsten Sitzung. Mit dem Verwaltungstool für Vorstandssitzungen können Sie außerdem alle Sitzungsprotokolle in einem Verzeichnis zusammenfassen.