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Wir zeigen Ihnen die elementarsten Vorteile einer ERP-Software und klären, warum heute kaum ein Unternehmen um eine solche Anwendung herumkommt.
In vielen Unternehmen ist eine ERP-Software heute nicht mehr wegzudenken. Andere beschäftigen sich derzeit das erste Mal mit dieser Technologie. Dabei sind ERP-Systeme längst keine Neuheit mehr. Bereits in den 80er Jahren unterhielten einige Großkonzerne derartige Systeme zur Verwaltung ihrer Prozesse.
Seitdem habe sich die Lösungen am Markt jedoch massiv weiterentwickelt und stehen auch kleinen und mittelständischen Unternehmen zur Verfügung. Wie genau diese funktionieren und welche Mehrwerte sich durch den Einsatz schaffen lassen, wollen wir an dieser Stelle einmal genauer durchleuchten.
Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition
Hinter der Abkürzung ERP verbergen sich sogenannte ERP-Systeme. Bei dieser unternehmerischen Aufgabe geht es um die möglichst effiziente Nutzung aller Ressourcen. Diese müssen so auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden, so dass es zu keinem Zeitpunkt zu Engpässen in der Versorgung und gleichzeitig zu keinerlei Verschwendungen von Ressourcen kommt.
Dazu müssen die eigenen Prozesse möglichst weit verschlankt und optimiert werden. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche Betriebsmittel, auf die ein Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zurückgreifen kann. Neben zu verarbeitenden Materialien, werden auch die Arbeitskraft des Personals, Maschinen und Anlagen, der Fuhrpark, Immobilien oder finanzielle Mittel als Ressourcen verstanden.
Alle Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort
Es gilt all diese Ressourcen so auf die vorliegenden Prozesse zu planen, dass jeder Prozess zu jeder Zeit mit den richtigen Mitteln versorgt ist. Dabei sollen möglichst keinerlei Ressourcen verschwendet werden. Hier kommt eine ERP-Software ins Spiel.
Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese haben dann alle Akteure im Unternehmen Zugriff und können so Informationen schneller und transparenter austauschen. Dadurch werden Datensilos einzelner Abteilungen aufgebrochen und die Prozesse lassen sich abteilungsübergreifend aufsetzen.
Aufbau einer ERP-Software
Das sorgt für weitere Einsparungen von Ressourcen und ermöglicht die zentrale Planung, Steuerung und Überwachung aller Abläufe im Unternehmen. Fehlerquoten werden deutlich gesenkt und auch die Sicherheit innerhalb der Prozesse wird erhöht. Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes Modul verfügt über zahlreiche Funktionen, die die jeweiligen Prozesse in diesem Bereich unterstützen. Module sind beispielsweise:
- Business Intelligence
- Customer-Relationship-Management
- Dokumentenmanagement
- Finanzen
- Global Business Management
- Personalwesen
- Installation und Wartung
- Produktion
- Warehouse-Management
- Beschaffung
Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes dieser Module. Daher haben sich viele Anbieter im Lauf der Zeit auf bestimmte Branchen spezialisiert und ihre Lösungen auf die Belange bestimmter Unternehmen angepasst. Die branchenspezifische ERP-Software enthält dann alle wichtigen Funktionen die für das eigene Unternehmen wichtig sind und klammert unnötige Funktionen direkt aus.
Werfen wir nun jedoch einen Blick auf ein paar wesentliche Vorteile, die sich durch den Einsatz einer ERP-Software ergeben. Dabei gehen wir weniger auf die einzelnen Branchen ein, als vielmehr auf die allgemeinen Mehrwerte, die sich durch den Einsatz einer EPR-Software ergeben.
Ressourcen einsparen und gewinnbringend einsetzen
Der wohl Hauptbeweggrund für viele Unternehmen eine ERP-Software einzusetzen ist deren Potential Ressourcen und somit bares Geld einzusparen. Alle Prozesse werden verschlankt und teilweise sogar durch das System automatisiert. Das setzt auf allen Ebenen des Unternehmens Kapazitäten frei, die dann an anderer Stelle gewinnbringend eingebracht werden können.
Entlastung der Mitarbeiter
Durch die diversen Automationen werden die eigenen Mitarbeiter enorm entlastet. Das System befreit diese vor Allem vor täglich wiederkehrenden Fleißaufgaben, wie der Rechnungsprüfung oder der Datenpflege. So bleibt letztlich mehr Zeit für kreative Aufgaben, die das unternehmerische Wachstum vorantreiben.
Transparenz in den Prozessen schaffen
Eine ERP-Software sorgt für deutlich mehr Transparenz im Unternehmen. Durch die Zentralisierung der Daten lassen sich alle Abläufe von einem Punkt aus überwachen. So wird schnell ersichtlich, an welcher Stelle ein Prozess in Stocken geraten ist und es kann direkt gehandelt werden. Auch kann das System frühzeitig warnen, so dass proaktive Maßnahmen ergriffen werden können.
Datensicherheit mit der ERP-Software
Dadurch, dass alle Daten an einem zentralen Ort gespeichert werden, müssen diese auch nur an einem Ort gesichert werden. So Kann die Produktion auf diesen Ort konzentriert werden und es müssen nicht viele verschiedene Speichermedien geschützt werden. Zudem unterstützt die ERP-Software bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben zum Datenschutz und erinnert beispielsweise an Löschfristen.
Daten analysieren und Prozesse verbessern
Durch die Zentralisierung der Daten können diese systematisch und stetig ausgewertet werden. Trends lassen sich so beispielsweise schneller erkennen. Auch lassen sich Schwachstellen aufdecken und beseitigen. Die ständige Auswertung der Daten trägt so zur kontinuierlichen Verbesserung aller Prozesse und Abläufe bei und macht das Unternehmen zunehmend effizienter.