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Gehalts- und Lohnzahlungen an Mitarbeiter müssen immer wieder gemacht werden. Dies nimmt in vielen Fällen sehr viel Zeit in Anspruch und das insbesondere dann, wenn man relativ wenig oder überhaupt keine Erfahrung mit dem Erstellen der Gehaltsabrechnung hat. Durch die Verbesserung des Lohnabrechnungsprozesses können Sie den Zeitaufwand, den Sie in diese Tätigkeit regelmäßig investieren, nachhaltig reduzieren. Darüber hinaus können Sie durch die Optimierungsmaßnahmen sicherstellen, dass Sie nichts bei dem Erstellen von Lohnzahlungen vergessen. Im Folgenden geben wir wichtige Tipps, wie Sie die Gehaltsabrechnung einfacher und effizienter gestalten können.

Tipp 1: Etablieren Sie einen standardisierten Prozess für die Gehaltsabrechnung
Das Erstellen eines festen Verfahrens für die Gehaltsverwaltung macht den gesamten Prozess wesentlich simpler. Halten Sie Ihre Vorgehensweise beispielsweise in einem Notizbuch mit einer entsprechenden Checkliste fest, die Sie bei jeder Lohnzahlung schrittweise abarbeiten können. Auf diese Weise sehen Sie, was noch getan werden muss, um die Gehaltsabrechnung korrekt durchzuführen. Außerdem vermeiden Sie so nicht nur Fehler, sondern auch eventuelle Probleme mit den Angestellten, da ihr Gehalt nicht korrekt oder rechtzeitig ausgezahlt wurde. Obwohl Sie anfangs etwas mehr Zeit in die Erstellung der Checkliste investieren müssen, wird es sich auf lange Sicht sicherlich auszahlen.

Tipp 2: Die Gehalts- und Lohnabrechnung auslagern
Sollten Sie feststellen, dass Ihnen die Erstellung der Gehalts- und Lohnabrechnung zu viel Zeit und Energie in Anspruch nimmt, stehen Ihnen auch andere Optionen zur Verfügung. So können Sie beispielsweise einen externen Finanzdienstleister damit beauftragen, Ihre Gehaltsabrechnung zu erstellen. Spezialisierte Dienstleister wie die Lohnhelden sind mit allen Aspekten dieses Rechnungsbereiches vertraut und helfen Unternehmen deutschlandweit Probleme mit der Gehaltsabrechnung aus dem Weg zu räumen. Durch das Outsourcen der Gehaltsabrechnung können Sie sich voll und ganz Ihren geschäftlichen Aktivitäten widmen und wissen mit Sicherheit, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung jeden Monat pünktlich und vollständig erstellt wird.

Tipp 3: Benutzen Sie eine Software-Lösung zur Zeit- und Urlaubsregistrierung
Um den Prozess der Zeiterfassung effizienter zu gestalten, sollten Sie eine dedizierte Software-Lösung benutzen. Hierfür eignen sich webbasierte Apps zur Zeiterfassung besonders gut, da Sie mit einem Online-System die Zeit- und Urlaubsregistrierung an einem zentralen Ort abspeichern und so stets auf relevante Informationen zurückgreifen können. Dadurch erleichtern Sie den Prozess der Gehaltszahlung erheblich.

Tipp 4: Systeme miteinander verbinden
Wenn Sie ein Online-System zur Zeit- und Urlaubsregistrierung benutzen, sollten Sie sicherstellen, dass es mit Ihrer Gehaltsabrechnungssoftware kompatibel ist. Viele softwarebasierte Gehaltsabrechnungs-Lösungen bieten die Möglichkeit, Daten aus anderen Programmen wie beispielsweise Shiftbase, Excel oder Word automatisch importieren zu lassen. Dies verhindert, dass Sie die Daten manuell eingeben müssen, was nicht nur sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, sondern auch äußerst anfällig für Fehler ist. Durch automatische Daten-Importe brauchen Sie nicht zu überprüfen, ob alle Daten korrekt eingegeben wurden, bevor Sie die Gehaltszahlung vornehmen können.

Tipp 5: Bleiben Sie auf dem neuesten Stand
Sie sollten auf jeden Fall sicherstellen, dass Sie bei allen wichtigen Änderungen und Neuerungen, welche die Lohn- und Gehaltsabrechnung betreffen, auf dem Laufenden bleiben. Auf diese Weise können Sie bei Änderungen sofort reagieren, machen keine unnötigen Fehler und müssen nachträglich auch keine Korrekturen vornehmen. Das erspart Ihnen Zeit und auch Geld, denn manche Fehler können ziemlich teuer sein.